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精心准备,圆满接待

作者:赵恒   时间:2016-08-14

精心准备,圆满接待

7月7日,项目经理彭经理接到CPE西南分公司领导紧急通知:要求物业服务中心配合7月11日至13日的重大参观及会议接待。届时CPE执行董事兼总经理迟尚忠、CPE副总经理宋德奇将带领各分公司代表以及即将与CPE合并的CPECC公司领导于11日和12日到西南分公司成都各基地参观, 13日到CPE大厦项目参观并召开“一体化集成装置和模块化建设推进会”。

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接到通知后,项目高度重视,彭经理立即召集各部门负责人召开临时会议,提出此次接待会议的服务标准,部署各部门工作内容和责任分工。

按照接待行程,12日早上7点30之前参观人员将在项目集合乘车到外地参观,应业主需求在7点之前准备好30支水杯,泡好茶水供外出使用,因此环境维护部主管及一名领班在夜间总值班的协助下按要求完成并送到每个参会人员手中。

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因此次接待会议的重要性,各部门对接待前的工作进行了充分的准备,客户服务部特别安排了专门的人员与会议预定科室进行对接, 11日起开始对会议室进行布置,摆放桌型、制作欢迎大屏、协助准备会议资料;设施设备维护综合维修人员协助拆装会议桌、对照明、电源等电器设备进行检查、弱电维修人员协助调试音响话筒和投影设备、运行组人员对会议室空调进行检查测试,保证各种设备正常运行;同时环境维护人员对会议室幕布、地毯、天花板等区域进行再次清理,待布置完毕后摆放绿色植物;秩序维护部根据外来车辆的类型及数量,预留停车区域,经过与业主的沟通,确定好到项目的时间,以便做好接待工作;因此次接待除参观和会议之外,物业服务中心还涉及到午餐和晚餐准备,餐厅经理就客人的喜好、口味多次与业主沟通菜品搭配,因就餐人数较多,客户服务部特别安排了去过北京总部的服务人员协助餐饮服务。通过多次与业主的沟通,各部门的接待前准备工作有序完成。

13日早上8点30分,彭经理及秩序维护部主管配合业主在大厦连廊下迎接参观人员,秩序门岗、会议人员、专用电梯人员、引领人员等各就各位,8点50分,迟总、宋总及参会人员一行到达项目,秩序维护部向贵宾一一行礼、客服人员用规范的手势进行引领和服务、环境维护部加大卫生间及公共区域的频次、设施设备维护做好设备正常运行监视,用餐时,餐厅服务人员用微笑周到的服务赢得了宾客的高度好评。直至晚上10点,服务人员清洗完最后一个碗盘,在各岗位人员紧密衔接、相互配合下,接待会议圆满完成。

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次日,彭经理再次召集各部门负责人对此次接待工作进行总结评价。这样的接待在中油项目不是第一次,更不是最后一次,虽然得到业主的好评,但我们更应该从客观出发。梳理服务过程中的不足之处,找出解决应对措施,吸取教训,为做好以后的接待工作铺平基石。